Vad är en verifikation?
En verifikation är det dokument som styrker en affärshändelse i bokföringen. Enligt bokföringslagen (1999:1078) ska varje bokförd affärshändelse ha en verifikation som underlag. Det kan vara en faktura, ett kvitto, ett kontoutdrag, ett avtal eller ett annat dokument som visar vad som hänt.
Verifikationen är grunden i all bokföring. Utan den saknar bokföringsposten bevisvärde. Vid en revision är det verifikationerna som granskas — inte bokföringen i sig.
Exempel på verifikationer
- Inkommande leverantörsfakturor
- Utgående kundfakturor
- Kassaregistrets dagsrapporter (Z-rapport)
- Bankens kontoutdrag
- Kvitton vid kortköp eller kontantköp
- Lönespecifikationer
- Avtal som ligger till grund för periodiska betalningar
Digital lagring sedan 2024
Sedan den 1 juli 2024 gäller uppdaterade regler i bokföringslagen som förtydligar att räkenskapsinformation får bevaras i elektronisk form redan från början. Det innebär att du inte längre behöver spara pappersoriginalet om du har en fullgod digital kopia.
Tidigare krävdes att pappersoriginal sparades i minst tre år innan de fick förstöras, även om en digital kopia fanns. Den regeln är nu borttagen. Du kan alltså fotografera eller skanna ett kvitto och slänga pappret omedelbart — förutsatt att den digitala kopian uppfyller kraven.
Krav på den digitala kopian
- Bilden ska vara tydlig och läsbar — alla siffror och text måste gå att utläsa
- Filen ska lagras i ett varaktigt format (PDF, JPEG, PNG)
- Det ska finnas en koppling mellan verifikationen och bokföringsposten
- Lagringssystemet ska vara skyddat mot obehörig åtkomst och förändringar
- Backup ska finnas så att materialet inte riskerar att gå förlorat
Krav på verifikationer
Enligt bokföringslagen och god redovisningssed ska en verifikation innehålla ett antal obligatoriska uppgifter. Om någon av dessa saknas kan Skatteverket underkänna underlaget vid en granskning.
| Uppgift | Beskrivning |
|---|---|
| Datum | Datumet för affärshändelsen (inte nödvändigtvis betalningsdatumet). |
| Belopp | Det totala beloppet inklusive eventuell moms. |
| Motpart | Vem du köpt av eller sålt till (namn, gärna organisationsnummer). |
| Beskrivning | Vad affärshändelsen avser, t.ex. "kontorsmaterial" eller "konsulttjänst webbdesign". |
| Moms | Momsbelopp och momssats om säljaren är momsregistrerad. Krävs för att du ska kunna göra avdrag för ingående moms. |
| Verifikationsnummer | Löpnummer som du tilldelar i bokföringen. Nummerserien ska vara obruten under räkenskapsåret. |
Appar och verktyg för kvittohantering
De flesta moderna bokföringsprogram har inbyggd kvittoskanning och OCR-teknik (optisk teckenigenkänning) som automatiskt läser av belopp, datum och leverantör från ett fotograferat kvitto.
Inbyggda lösningar i bokföringsprogrammen
- Fortnox — har en mobilapp där du fotograferar kvittot direkt. OCR-funktionen fyller i belopp, datum och momssats automatiskt. Kvittot kopplas till rätt verifikation i bokföringen.
- Bokio — erbjuder automatisk kvittomatchning. Ladda upp bilden via appen eller mejla kvittot till en unik e-postadress som kopplas till ditt konto.
- Visma eEkonomi — har kvittoskanning i mobilappen och bankintegration som automatiskt matchar transaktioner med uppladdade kvitton.
Tredjepartslösningar
Utöver programvarornas egna funktioner finns fristående appar som specialiserar sig på kvittohantering. Dooer, Wint och Pleo är exempel på tjänster som erbjuder automatiserad kvittohantering med koppling till populära bokföringsprogram. Dessa kan vara värdefulla om du har många transaktioner eller vill automatisera så mycket som möjligt.
Tips
Oavsett vilken app du väljer — skapa rutinen att fotografera kvittot inom sekunder efter köpet. Termiska kvitton (vanliga kassaremsor) bleknar snabbt, ibland inom bara några veckor.
7-årsregeln
Enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Observera att det är kalenderåret som räknas, inte räkenskapsåret i sig.
Så räknar du
Om ditt räkenskapsår löper januari–december 2025, avslutas det 2025-12-31. Kalenderåret 2025 är utgångsåret. Du måste spara materialet i sju år räknat från utgången av 2025 — det vill säga till och med 2032-12-31.
Har du brutet räkenskapsår, till exempel juli 2025 – juni 2026, avslutas räkenskapsåret under kalenderåret 2026. Då ska materialet sparas till och med 2033-12-31.
Regeln gäller allt räkenskapsmaterial: verifikationer, huvudbok, dagbok, årsbokslut, årsredovisning, avtal, systemdokumentation och behandlingshistorik. Digitalt lagrat material räknas fullt ut, men se till att filerna är läsbara under hela lagringsperioden. Kontrollera regelbundet att gamla filer fortfarande går att öppna.
Tänk också på att viss dokumentation kan behöva sparas längre än sju år. Fastighetsrelaterade handlingar bör exempelvis sparas så länge du äger fastigheten, och avtal kan behöva sparas tills de helt reglerats. Vid pågående skatteärenden eller tvister ska materialet sparas tills ärendet är avslutat.
Informationen på denna sida är vägledande och ersätter inte professionell rådgivning. Kontakta en auktoriserad redovisningskonsult för bindande besked.
Vanliga frågor
Relaterade guider
Löpande bokföring i aktiebolag
Så sköter du den löpande bokföringen i ditt aktiebolag. Verifikationer, konteringsexempel med BAS-konton och tidsfrister.
10 vanliga bokföringsmisstag
Undvik de vanligaste bokföringsmisstagen i aktiebolag. Från blandad ekonomi till missade frister — och hur du åtgärdar dem.
BAS-kontoplanen förklarad
Guide till BAS-kontoplanen. Kontoklasser 1–8, de 20 vanligaste kontona för aktiebolag och konteringsexempel med förklaringar.