Bokföring aktiebolag — komplett guide

Vad är bokföring?

Bokföring innebär att du systematiskt registrerar alla ekonomiska händelser i ett företag — varje krona in och varje krona ut. Det handlar om att dokumentera affärshändelser som försäljning, inköp, löner, skatter och utlägg på ett strukturerat sätt, så att du alltid vet hur företagets ekonomi ser ut.

Syftet med bokföring är trefaldat. Dels ger den dig som företagare kontroll över lönsamheten och likviditeten i bolaget. Dels är den ett lagkrav — bokföringslagen (1999:1078) kräver att alla aktiebolag upprättar löpande bokföring. Dels fungerar den som underlag för skatteberäkning, deklaration och årsredovisning.

Bokföringsskyldighet i aktiebolag

Ett aktiebolag blir bokföringsskyldigt från och med den dag det registreras hos Bolagsverket. Det spelar ingen roll om bolaget ännu inte har haft någon omsättning — skyldigheten inträder omedelbart vid registreringen.

Enligt bokföringslagen ska bokföringen ske löpande, det vill säga affärshändelser ska registreras så snart det är möjligt. I praktiken innebär det att du bör bokföra minst en gång i månaden. Utöver den löpande bokföringen är aktiebolag alltid skyldiga att upprätta en årsredovisning som skickas in till Bolagsverket.

Det är styrelsen som ytterst ansvarar för att bokföringen sköts korrekt. I mindre bolag är det vanligt att styrelseledamoten (ofta enda ägaren) sköter bokföringen själv eller anlitar en redovisningskonsult. Oavsett vem som utför arbetet kvarstår det juridiska ansvaret hos styrelsen.

Dubbel bokföring — så fungerar det

Alla aktiebolag måste använda dubbel bokföring. Det innebär att varje affärshändelse registreras på minst två konton — en debet-sida och en kredit-sida. Summan av alla debiteringar ska alltid vara lika med summan av alla krediteringar. Det är detta som gör att bokföringen "går ihop".

Debet och kredit — grundprincipen

Debet betyder vänster sida och kredit betyder höger sida. En ökning av tillgångar och kostnader bokförs i debet, medan en ökning av skulder, intäkter och eget kapital bokförs i kredit. Minskning bokförs på motsatt sida.

Exempel: Köp av dator för 12 000 kr inkl. moms

Företaget köper en bärbar dator för 12 000 kr inklusive 25 % moms. Nettopriset är 9 600 kr och momsen uppgår till 2 400 kr. Betalningen sker via företagskontot.

I exemplet ovan ökar tillgångskontot 1230 (Inventarier) med 9 600 kr, och momsen på 2 400 kr läggs på konto 2640 (Ingående moms) som en fordran på Skatteverket. Bankkontot 1930 minskar med hela beloppet 12 000 kr.

BAS-kontoplanen i korthet

BAS-kontoplanen är Sveriges standardiserade kontoplan som används av de allra flesta företag. Den gör att alla företag strukturerar sin bokföring på samma sätt, vilket underlättar jämförelser, revision och rapportering. Kontoplanen delas in i åtta kontoklasser.

10 vanligaste BAS-konton

• •1510 — Kundfordringar
• •1930 — Företagskonto/bank
• •2440 — Leverantörsskulder
• •2610 — Utgående moms 25 %
• •2640 — Ingående moms
• •3010 — Försäljning av tjänster
• •5010 — Lokalhyra
• •6110 — Kontorsmaterial
• •7210 — Löner till tjänstemän
• •7510 — Arbetsgivaravgifter

Löpande bokföring vs bokslut

Det finns en viktig skillnad mellan löpande bokföring och bokslut. Den löpande bokföringen sker under hela räkenskapsåret och innebär att du registrerar varje affärshändelse löpande — fakturor, betalningar, kvitton och löner.

Bokslutet görs vid räkenskapsårets slut och innebär att du stämmer av alla konton, gör periodiseringar, beräknar avskrivningar och upprättar resultaträkning samt balansräkning. Bokslutet ligger sedan till grund för årsredovisningen.

Årsredovisning — obligatoriskt för alla AB

Alla aktiebolag i Sverige, oavsett storlek, måste upprätta och skicka in en årsredovisning till Bolagsverket. Årsredovisningen ska vara inlämnad senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Ett bolag med räkenskapsår som avslutas 31 december har alltså sista inlämningsdag den 31 juli.

Årsredovisningen ska innehålla en förvaltningsberättelse, en resultaträkning, en balansräkning och noter. Den ska undertecknas av samtliga styrelseledamöter och godkännas på en bolagsstämma.

Om årsredovisningen inte lämnas in i tid kan Bolagsverket ta ut förseningsavgifter. Avgifterna uppgår till 5 000 kr om inlämningen är försenad upp till två månader, och kan stiga till 10 000 kr och slutligen 20 000 kr vid längre försening. Om årsredovisningen inte lämnas in alls kan bolaget till slut tvångslikvideras.

Digitala verktyg — bokföringsprogram

Att bokföra manuellt i Excel eller på papper är teoretiskt möjligt, men i praktiken använder de allra flesta aktiebolag ett bokföringsprogram. Moderna molnbaserade program automatiserar stora delar av arbetet — de läser av bankfilen, föreslår konteringar, hanterar moms och genererar rapporter.

Vanliga bokföringsprogram i Sverige inkluderar Fortnox, Visma eEkonomi, Björn Lundén och SpeedLedger. Val av program beror på bolagets storlek, behov och budget. De flesta erbjuder integration med banker, fakturering och lönehantering.

Oavsett vilket program du väljer bör du se till att det stödjer SIE-filformatet (för export och import av bokföringsdata), digital verifikationslagring och momsredovisning anpassad för svenska regler.

Checklista: Kom igång med bokföringen

Följ dessa steg för att komma igång med bokföringen i ditt aktiebolag på rätt sätt.

1. 1

   Registrera bolaget hos Bolagsverket

   Bokföringsskyldigheten börjar samma dag som bolaget registreras.

2. 2

   Öppna ett företagskonto

   Håll privat och företagsekonomi åtskilda. Bankkontot bokförs på konto 1930.

3. 3

   Ansök om F-skatt

   Viktigt för att kunder inte ska behöva göra skatteavdrag på betalningar till dig.

4. 4

   Registrera dig för moms hos Skatteverket

   De flesta aktiebolag ska vara momsregistrerade.

5. 5

   Registrera dig som arbetsgivare

   Krävs om du ska betala ut lön, även till dig själv som ägare.

6. 6

   Välj och sätt upp bokföringsprogram

   Koppla företagskontot, aktivera kontoplan och ställ in räkenskapsår.

7. 7

   Bokför aktiekapitalet

   Debet 1930 Bank / Kredit 2081 Aktiekapital med det registrerade aktiekapitalet (minst 25 000 kr).

8. 8

   Skapa rutiner för att samla verifikationer

   Spara kvitton och fakturor digitalt direkt — de ska bevaras i minst sju år.

9. 9

   Bestäm momsperiod

   De flesta nya aktiebolag redovisar moms kvartalsvis. Vid omsättning under 1 miljon kr per år kan du välja årsredovisning av moms.

10. 10

    Överväg att anlita redovisningskonsult

    En auktoriserad redovisningskonsult kan sköta löpande bokföring och bokslut åt dig. Det frigör tid och minskar risken för fel.