Vad är löpande bokföring?
Löpande bokföring innebär att du registrerar företagets affärshändelser fortlöpande under räkenskapsåret. Varje gång pengar går in eller ut ur företaget — eller en ekonomisk förpliktelse uppstår — ska händelsen bokföras.
Enligt bokföringslagen ska affärshändelser bokföras så snart det kan ske. I praktiken innebär det att kontanta betalningar ska registreras senast påföljande arbetsdag, medan övriga affärshändelser bör bokföras senast månaden efter att de inträffade. Slarvar du med den löpande bokföringen riskerar du inte bara böter utan också att tappa kontrollen över bolagets ekonomi.
Varför är löpande bokföring så viktig?
- • Du ser alltid aktuell lönsamhet och likviditet
- • Momsredovisningen blir korrekt och lättare att göra
- • Bokslutet i slutet av året går mycket snabbare
- • Du uppfyller lagkraven i bokföringslagen
Vad är en affärshändelse?
En affärshändelse är varje ekonomisk händelse som förändrar företagets förmögenhet, skulder eller eget kapital. Det är dessa händelser som ska registreras i bokföringen. Här är de vanligaste typerna av affärshändelser i ett aktiebolag:
- •Försäljning — du skickar en faktura till en kund eller tar betalt kontant
- •Inköp — du köper material, tjänster eller inventarier till verksamheten
- •Kundbetalning — kunden betalar din faktura och pengarna landar på företagskontot
- •Leverantörsbetalning — du betalar en leverantörsfaktura
- •Löneutbetalning — lön betalas ut till anställda inklusive skatteavdrag
- •Skattebetalning — moms, arbetsgivaravgifter och preliminärskatt betalas till Skatteverket
- •Bankavgifter och ränta — banken drar avgifter eller tillgodoför ränta
Verifikationer — krav och lagring
Varje bokföringspost måste styrkas av en verifikation — det vill säga ett underlag som bevisar att affärshändelsen har ägt rum. En verifikation kan vara en faktura, ett kvitto, ett kontoutdrag eller ett avtal.
Vad ska en verifikation innehålla?
Enligt bokföringslagen ska varje verifikation innehålla följande uppgifter:
- •Datum för affärshändelsen
- •Datum för verifikationen (om det skiljer sig)
- •Vad affärshändelsen avser (beskrivning)
- •Belopp
- •Motpart (vem du köpt av eller sålt till)
- •Verifikationsnummer (löpnummer i din bokföring)
Lagring i 7 år
Räkenskapsmaterial — verifikationer, bokslut och årsredovisningar — ska bevaras i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan 2024 accepterar Skatteverket fullt ut digital lagring, vilket innebär att du kan fotografera eller skanna kvitton och spara dem digitalt utan att behålla pappersoriginalet.
Kontantmetoden vs faktureringsmetoden
Det finns två tillåtna metoder för löpande bokföring: kontantmetoden och faktureringsmetoden. Valet av metod påverkar när du bokför en affärshändelse.
| Aspekt | Kontantmetoden | Faktureringsmetoden |
|---|---|---|
| Bokföringstidpunkt | Vid betalning | Vid fakturadatum |
| Kundfordran | Uppkommer inte | Bokförs direkt på konto 1510 |
| Leverantörsskuld | Uppkommer inte | Bokförs direkt på konto 2440 |
| Vanligast för | Enskilda firmor med låg omsättning | Aktiebolag (obligatoriskt vid omsättning > 3 mkr) |
De allra flesta aktiebolag använder faktureringsmetoden. Det innebär att du bokför försäljningen redan när du skickar fakturan — inte när kunden betalar. På samma sätt bokför du ett inköp när du får leverantörsfakturan, inte vid betalning. Metoden ger en mer rättvisande bild av bolagets ekonomiska ställning vid varje tidpunkt.
Vanliga konteringsexempel
Här följer fem vanliga situationer och hur de bokförs med BAS-konton.
1. Fakturerar kund för tjänst — 10 000 kr + moms
Vid fakturering:
Debet 1510 Kundfordringar 12 500 kr
Kredit 3010 Försäljning tjänster 10 000 kr
Kredit 2610 Utgående moms 25 % 2 500 kr
2. Köp av kontorsmaterial — 2 000 kr + moms
Vid mottagande av faktura:
Debet 6110 Kontorsmaterial 2 000 kr
Debet 2640 Ingående moms 500 kr
Kredit 2440 Leverantörsskulder 2 500 kr
3. Löneutbetalning — bruttolön 25 000 kr
Bokföring av lön:
Debet 7210 Löner tjänstemän 25 000 kr
Kredit 2710 Personalens källskatt 7 500 kr
Kredit 1930 Företagskonto/bank 17 500 kr
Arbetsgivaravgifter:
Debet 7510 Arbetsgivaravgifter 7 855 kr
Kredit 2730 Lagstadgade avgifter 7 855 kr
4. Kund betalar faktura
Vid inbetalning:
Debet 1930 Företagskonto/bank 12 500 kr
Kredit 1510 Kundfordringar 12 500 kr
5. Betalar leverantörsfaktura
Vid betalning:
Debet 2440 Leverantörsskulder 2 500 kr
Kredit 1930 Företagskonto/bank 2 500 kr
Tidsfrister och rutiner
Att ha fasta rutiner för bokföringen är avgörande. Här är de viktigaste tidsfristerna att känna till:
| Uppgift | Tidsfrist |
|---|---|
| Bokföra kontanta betalningar | Senast nästa arbetsdag |
| Bokföra övriga affärshändelser | Senast månaden efter |
| Momsdeklaration (kvartalsvis) | 42 dagar efter kvartalets slut |
| Arbetsgivardeklaration (AGI) | Den 12:e varje månad |
| Årsredovisning till Bolagsverket | 7 månader efter räkenskapsårets slut |
| Inkomstdeklaration (INK2) | 1 juli (vid kalenderår) |
Tips: Bygg en månadsrutin
Avsätt en fast tid varje månad — gärna i början — för att bokföra föregående månads affärshändelser, stämma av bankkontot och kontrollera att alla verifikationer finns. På så vis undviker du att arbetet hopar sig och bokslutet blir en enkel sammanfattning snarare än en stressig utmaning.
Informationen på denna sida är vägledande och ersätter inte professionell rådgivning. Kontakta en auktoriserad redovisningskonsult för bindande besked.
Vanliga frågor
Relaterade guider
Bokföring aktiebolag — komplett guide
Lär dig bokföring för aktiebolag från grunden. Dubbel bokföring, BAS-kontoplan, löpande bokföring och årsredovisning. Komplett guide med exempel.
BAS-kontoplanen förklarad
Guide till BAS-kontoplanen. Kontoklasser 1–8, de 20 vanligaste kontona för aktiebolag och konteringsexempel med förklaringar.
Kvittohantering och verifikationer
Guide till digital kvittohantering i aktiebolag. Krav på verifikationer, appar och verktyg, och 7-årsregeln.