Verifikation — Vad betyder det?

En verifikation är det underlag som dokumenterar och styrker en bokförd affärshändelse. Det är ett grundläggande krav i bokföringslagen att varje bokförd transaktion ska kunna verifieras med ett underlag.

Vanliga exempel på verifikationer är inkommande och utgående fakturor, kvitton, kontoutdrag, lönespecifikationer, hyresavier och avtal. Även interna dokument som bokföringsorder och bokslutstransaktioner utgör verifikationer.

Enligt bokföringslagen ska en verifikation innehålla flera obligatoriska uppgifter: datum för affärshändelsen, datum för upprättande av verifikationen om det är ett annat datum, vad affärshändelsen avser, belopp, motpart och eventuellt momsbelopp. Varje verifikation ska ha ett unikt verifikationsnummer som gör det möjligt att spåra den i bokföringen.

Verifikationer ska ordnas systematiskt och bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De kan sparas i original på papper eller i digital form, förutsatt att de kan presenteras vid behov. Många företag övergår alltmer till digital arkivering av verifikationer.

Det är viktigt att verifikationerna är fullständiga och äkta. Bristfälliga verifikationer kan leda till problem vid revision och skattekontroll. Om ett kvitto saknas kan företaget upprätta en egen verifikation med nödvändiga uppgifter, men det bör vara undantag snarare än regel.

I moderna bokföringsprogram kopplas den digitala bilden av verifikationen direkt till den bokförda transaktionen, vilket underlättar sökning och granskning.